اهمیت جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل چیست؟

فرض کنید لیستی از شماره فاکتورها یا لیست پرسنل نامرتب و تکراری دارید که می خواهید وارد اکسل کنید. مهم ترین مسئله برای شما این است که شماره های تکراری فاکتور وارد اکسل شما نشده باشند.

آیا استفاده از Conditional Formatting برای جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری درست نیست؟

ابزار Conditional Formatting می تواند داده های تکراری را تشخصی دهد، اما این قابلیت را ندارد که از ورود داده تکراری جلوگیری کند .

بنابراین با استفاده از این ابزار و قسمت Duplicate Values ، فقط می توانید داده های تکراری در سلول های اکسل را علامت گذاری نمائید.

راه حل جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل چیست؟

ابزار Data Validation یک ابزار برای بررسی اطلاعات وارد شده به سلول است. این ابزار بر خلاف Conditional Formatting در مرحله ورود اطلاعات ، صحت آن را بررسی می کند . توسط این ابزار می تونید داده هایی که مطابق با شرایط خواسته شده شما هستند بپذیرید و بقیه را رد کنید.

اجرای ابزار Data Validation در اکسل

برای اجرای فرم Data Validation در اکسل مسیر زیر را دنبال کنید.

از منو Data روی گزینه Data Validation کلیک کنید.

تنظیمات ابزار Data Validation برای تشخیص داده های تکراری

روی فرم Data Validation از زبانه Setting از کادر کشویی Allow گزینه Custom رو انتخاب کنید. حالا باید فرمول زیر را در قسمت Formula وارد کنید.

=COUNTIF($G$3:$G$10;G3)=1

به نحوه مطلق کردن آدرس سلول ها دقت کنید که اگر ثابت کردن ها را رعایت نکنید پاسخ درست نخواهد بود.

برای اینکه در مورد Countif بیشتر بدانید کلیک کنید

توضیح فرمول یافتن داده های تکراری در اکسل

تابع Countif برای شمارش شرطی در اکسل استفاده می شود -با این تابع ، اکسل با هر ورود اطلاعات جدیدی، آن را با داده های قبلی مقایسه می کند و تعداد تکرار هر شماره را در لیست شمارش می کند. شرط ما این است که هر داده فقط یک بار تکرار شده باشد. در غیر این صورت داده وارد شده مورد قبول نیست.

در مرحله بعد برای اینکه خطای نمایش داده شده توسط Data Validation رو سفارشی کنیم. از زبانه Error Alert متن مورد نظر خودمان را وارد می کنیم.

بعد از انجام مراحل بالا، ok را میزنیم

حالا اگر شما فاکتور تکراری وارد کنید کادر خطا ظاهر شده و از ورود اطلاعات جلوگیری می کند.

نکته مهم:
ابزار Data Validation در بخش Error Alert چند نوع هشدار دارد
STOP:
این یک هشدار بازدارنده است و از ورود اطلاعات جلوگیری می کند
Warning:
این یک هشدار معمولی است که در صورت تائید شما داده تکراری رو قبول می کند
Information:
این هشدار فقط جهت اطلاع است و از ورود اطلاعات جلوگیری نمی کند

مشاهده توضیحات در اینستاگرام

#اکسل_باز