برنامه صدور خودکار فاکتور فروش با اکسل
برنامه اکسل صدور خودکار فاکتور فروش به سفارش یکی از مشتریان عزیز اکسل باز طراحی و تولید شد
این برنامه اکسل برای ثبت خودکار فاکتور فروش، یعنی ساخت فاکتورهای رندوم بین بازه های انتخابی فرد تا رسیدن به مبلغی خاص طراحی شده است.
شاید فکر کنید که انجام چنین کاری به صورت دستی هم امکان پذیر است. پس چرا برنامه طراحی کنیم؟؟
تفاوت انجام کار توسط انسان و ریات در مورد این برنامه به این صورت است:
۱- ربات طراحی شده اکسل می تواند مثلا ۱۰۰۰ فقره فاکتور را در ۲ ثانیه صادر کند. که این سرعت برای انجام توسط اپراتور غیر قابل تصور است
۲- این ربات می تواند همزمان با سرعت در صدور فاکتور، موجودی انبار هر کالا را هم در نظر داشته باشد تا موجودی انبار منفی نباشد.
۳- جمع هر فاکتور باید بین بازه انتخابی وارد شده توسط کاربر باشد.
۴- در مشتریان و کالاها تنوع داده شود.
۵- بازه تاریخی و تسهیم باید بین فاکتورها با نسبت معقول رعایت شود.
۶- به محض رسیدن به رقم فروش مورد نظر عملیات متوقف شود.
و…
تمام این کنترل ها و کارها فقط در ۲ ثانیه اعمال می شود
صدور فاکتور اتوماتیک در اکسل:
بعد از تعریف اطلاعات و تنظیم پارامترها و شرط های صدور فاکتور با کلیک روی دکمه Start ، این فرم نمایش داده می شود که فقط کافی است روی دکمه Start کلیک کنید.
نکته: اگر تیک گزینه ” حذف فاکتورهای قبلی” را زده باشید اطلاعات قبلی حذف شده و فاکتورهای صادر شده جدید جایگزین خواهد شد
تعریف مشتریان جهت صدور فاکتور:
در این شیت می توان مشتریان شرکت را وارد کرد که شامل ستون کد مشتری(همان کد تفضیل موجود در سیستم) و نام مشتری می باشد.
بعد از صدور فاکتور اکسل می توان فایل ایجاد شده را در سیستم حسابداری Import کرده و صدور سند نمائیم
تعریف کالا، قیمت و موجودی در دسترس:
در این صفحه لیست محصولات قابل فروش، موجودی در دسترس، درصد اضافه جهت فروش تعریف می شود.
نکته: ستون باقی مانده در زمان صدور اتوماتیک فاکتور فروش در اکسل به صورت خودکار جهت کنترل منفی شدن درج می شود و کاربر در این ستون چیزی وارد نمی کند.
تعیین پارامترها و شرط ها در صدورر فاکتور اکسل:
در صفحه مربوط به تنظیمات فاکتور می توان شرط هایی که مدنظر ماست وارد کنیم.
مواردی مانند میزان فروش، زمان بندی مورد نظر جهت فاکتور فروش و …
تمام مواردی که در این قسمت وارد می شوند در صدور فاکتورها در اکسل لحاظ می شود. بنابراین رعایت منطق صدور مانند نسبت مبلغ به تعداد و یا تعداد به مبلغ با جمع کل باید اعدادی معقول باشند
پارامترهای قابل تنظیم در قسمت تنظیمات صدور فاکتور اکسل موارد زیر است:
رقم فروش: یعنی مجموع فاکتورهای صادره به این مبلغ برسد
از تاریخ/تا تاریخ: تاریخ فاکتورهای صادره شده بین این تاریخ ها باشد.
رقم فاکتوراز/رقم فاکتور تا: فاکتورهای صادره شده بین این بازه مبلغ باشد.
شماره فاکتوراز/شماره فاکتور تا: شماره فاکتورهای صادره از این شماره تا این شماره باشد.
شروع شناسه سند: برای هر فاکتور یک شماره سند حسابداری مشخص(شروع از این شماره) در نظر گرفته شود.
نکته: فاکتورها ممکن است چند ردیف داشته باشند که به صورت اتوماتیک، همه ردیف ها در یک سند درج می شوند)
مشاهده فاکتورهای صادر شده در اکسل:
پس از پایان پروسه های طی شده شما می توانید خروجی فاکتور های صادره شده را در اکسل ببینید.
این فرمت چیده شده مختص ورودی سیستم این مشتری بوده که شما می توانید برای سیستم مورد نظر خودتان، آن را سفارشی سازی کنید
پیغام صدور فاکتور :
بعد از اینکه فاکتورها صادر شدند پیغامی مبنی بر موفقیت آمیز بودن پروسه ظاهر می شود.
بسته به تعداد فاکتورها و ظرفیت سخت افزاری سیستم زمان ظاهر شدن این پیغام متفاوت است. ولی معمولا بین ۱ تا ۴ ثانیه زمان خواهد برد!!!
