نحوه کارکرد برنامه اکسل تدارکات

تعریف اطلاعات تامین کنندگان:

با زدن این گزینه یک فرم باز می شود که برای ثبت اطلاعات تامین کنندگان کالا جهت تدارکات ثبت می شود. اطلاعاتی مثل نام ، آدرس ، نام مدیر عامل ، آدرس وب سایت ، شماره تماس ، شماره فکس

گروه کالایی که می توان از ایشان تامین نمود.(این گروه بندی برای شرکت خودمان هست. مثلا موارد اولیه، مواد بسته بندی و…)

و همچنین محصولات قابل ارائه ایشان

تعریف کارشناس خرید و تدارکات:

در این بخش از اکسل تدارکات کارشناسانی که قرار هست استعلام ها و خریدها را ثبت کنند تعریف می شوند.تا در زمان گزارش گیری بتوان بر مبنای هر کارشناس گزارشی جداگانه اخذ شود.

تعریف گروه محصولات در اکسل تدارکات :

گروه های کالا و یا محصول مورد نیاز شرکت را در این بخش از اکسل تدارکات تعریف می کنیم. با تعریف گروه ها کار ثبت و گروه بندی استعلام ها بسیار راحت می شود.

بسته به نوع فعالیت شرکت و تصمیم مدیریت خرید و بازرگانی این بخش متفاوت است. ولی می توان گروه های کلی مانند مواد اولیه ، مواد بسته بندی ، ملزومات اداری و … تعریف نمود

ثبت استعلام قیمت در اکسل تدارکات :

در این فرم از برنامه اکسل تدارکات ، مشخصات ، تعداد و نوع کالا از تامین کنندگان استعلام و ثبت می شود. حتی هزینه هایی از قبیل نوع ارسال ، مبلغ باربری و سایر کسورات و اضافات نیز ثبت می شود.

در این فرم می توان تاریخ پیگیری احتمالی بعدی را نیز ثبت کرد.

ثبت خرید کالا در برنامه اکسل تدارکات :

بعد از مرحله استعلام ها جهت تدارکات ، نوبت به انتخاب بهترین تامین کننده و خرید از ایشان می رسد. برای ثبت خرید نیازی به ثبت مجدد کلیه اطلاعات برای خرید نیست. با یک کلیک ، اطلاعات استعلام خرید بارگزاری می شود و همان استعلام تبدیل به خرید می گردد.

گزارشات برنامه اکسل تدارکات :

گزارش تامین کنندگان مواد و محصول :

در این گزارش بر حسب گروه کالا ، محصول و شهر و استان مشخص نمود که مثلا مواد اولیه توسط چه تامین کنندگانی و از کدام شهر ها قابل تهیه است. تا برای استعلام ها و خرید های آتی برنامه ریزی کرد.

گزارش سوابق استعلام و خرید :

توسط این گزارش می توان مشخص نمود که تاکنون چه موادی و از کدام تامین کنندگان ، و از کدام شهر و استان خریداری شده است.

لازم به ذکر است که توسط گزارش ساز Pivot table امکان ساخت گزارشات سفارشی برای این فایل میسر است