برنامه اکسل تدارکات و مدیریت خرید

برنامه اکسل تدارکات و خرید برای مدیریت صحیح شما بر روی استعلام قیمت ها و همچنین نگهداری سوابق استعلام و خرید هر مشتری طراحی شده است

معمولا در شرکت های متوسط و بزرگ برای خرید و تدارکات خود از روش استعلام و مناقصه اقدام می کنند.

در روش سنتی این عملیات در دفاتر و سررسید ثبت می شوند تا بعدا می توان قیمت ها را مقایسه و تصمیم نهایی گرفته شود.

در بهترین حالت، استفاده از نرم افزار اکسل آن هم به صورت سنتی هست. یعنی یک کاربر اطلاعات را در جداول طراحی شده وارد می کند

و بعد با فیلتر کردن اطلاعات، از بین موارد موجود یکی را انتخاب می کنند.

بسیار مهم است که در زمان تهیه مواد اولیه و یا تدارکات استعلام ها ثبت شوند

تا بهترین قیمت و کیفیت از بین گزینه های موجود انتخاب شود.

ایراد ثبت اطلاعات تدارکات در دفتر و یا اکسل چیست؟

همان طور که گفتیم، اطلاعات توسط یک کاربر در اکسل و یا دفاتر مخصوص نوشته می شود و کار پیش می رود.

شما بعد از مدتی متوجه می شوید که اطلاعات حجیمی از تامین کنندگان و کالاهای تامین شده ذخیره شده

و شما در خریدهای آتی خود نیاز دارید که علاوه بر تامین کنندگان جدید از مشتریان قبلی هم استعلام بگیرید.

ایراد ثبت اطلاعات در دفتر و یا اکسل دقیقا همین جا خود را نشان می دهد.

یعنی پیدا کردن سوابق تامین کنندگان و یا کالاهایی که قبلا از ایشان خریداری شده، قابل گزارش گیری نیست

برنامه اکسل تدارکات و مدیریت خرید چه کمکی به ما می کند؟

برنامه اکسل تدارکات و خرید بنابر سفارش یک شرکت بزرگ تولیدی طراحی و ارائه شده است.

در این برنامه امکان تعریف کارشناسان مختلف، گروه های کالایی مورد نیاز ، تامین کنندگان مختلف و .. در قسمت اطلاعات پایه نرم افزار تعریف می شوند.

در مرحله بعد ، اطلاعات استعلام کالا بر مبنای گروه کالا و تامین کنندگان توسط کارشناسان مختلف ثبت می شود .

هر استعلام به نام کارشناس ثبت کننده ذخیره می شود.

همچنین در مرحله خرید باز هم هر کارشناس، می تواند همان استعلام را با تغییر یا بدون تغییر تبدیل به خرید نماید.

تعریف اطلاعات مشتریان و تامین کنندگان

در این قسمت از برنامه تدارکات و خرید شما کلیه اطلاعات و مشخصات تامین کنندگان را وارد می کنید.

در این فرم سعی شده تا حداکثر اطلاعات ریز هر مشتری ثبت شود تا برای پیگیری های بعدی اطلاعات کاملی داشته باشید.

هر چند که وارد کردن تمام اطلاعات اجباری نیست و به صورت اختیاری است

ثبت استعلام در اکسل تدارکات

برای ثبت استعلام قیمت در برنامه اکسل تدارکات باید روی کلید ثبت استعلام قیمت کلیک کنید.

فرم استعلام قیمت باز می شود که مانند تصویر زیر است:

در این فرم باید مشخصات شرکت ، گروه کالا ، نام کالا ، مقدار کالا ، نرخ ، مبلغ و … را وارد کنید.

در قسمت نام کارشناس می توانید از کارشناسانی که قبلا تعریف کردید استفاده کنید

تاریخ پیگیری بعدی تاریخی است که قرار است مجدد از این شرکت استعلام صورت گیرد و یا قیمت بروز شود.

وضعیت برای استعلاماتی است که ممکن است به قصد خرید استعلام نشده باشد.

هر استعلامی که در وضعیت غیر فعال باشد در قابل تبدیل به خرید نیست. به عبارتی در لیست تبدیل استعلام به خرید نمایش داده نمی شود

ثبت خرید و یا تبدیل استعلام قبلی به خرید

بعد از ثبت کلیه استعلامات ، احتمال زیاد شما یکی از این استعلامات را به خرید تبدیل خواهی کرد.

بنابراین نیاز نیست که دوباره همان اطلاعات کالا ، مشتری و … را مجدد وارد کنید.

در این قسمت شما با جست و جو در میان استعلام های ثبت شده

می توانید با یک کلیک ، همان استعلام را به خرید تبدیل کنید و به موجودی انبار اضافه کنید.

برای سهولت در نگهداری موجودی انبار از برنامه اکسل انبار سایت ما می توانید استفاده کنید

گزارشات برنامه اکسل تدارکات :

تمام مراحل به همین ترتیب انجام می شود. یعنی اول استعلام قیمت و بعد تبدیل استعلام قیمت به خرید محصول از مشتری

بعد از ثبت خریدها و تدارکات شرکت ، شما می توانید گزارشات متنوعی را از سیستم استخراج کنید

مثلا:

میزان خرید از هر مشتری در یک دوره چقدر بوده است؟

کدام گروه کالایی بیشتری خرید را تشکیل داده است؟

از کدام شهرها و یا استان ها بیشترین تامین کالا صورت گرفته است؟

و …

همچنین یک شیت با گزارش ساز حرفه ای Pivot table در نظر گرفته شده

که علاوه بر گزارشات طراحی شده، شما می توانید گزارشات اختصاصی دیگری هم بسازید