آموزش Conditional Formating در اکسل

آموزش Conditional Formating در اکسل به صورت کامل به صورت ویدئویی

برای آموزش Conditional Formating در اکسل لازم است که مقداری در خصوص این ابزار قدرتمند و جذاب صحبت کنیم:

Conditional Formatting یکی از ابزارهای بسیار قدرتمند و مفید در Excel است که به کاربران کمک می کند تا داده های خود را به صورت دقیق و دیداری بیشتری بررسی کنند.

با استفاده از این ابزار، می توانید به سادگی شرایط مورد نظر خود را تعریف کنید و به سلول هایی که شرایط مورد نظر شما را دارند، اعمال تغییراتی مانند تغییر رنگ، اعمال قالببندی خاص و یا نمایش آیکون های مختلف را انجام دهید.

با استفاده از Conditional Formatting، می توانید به سرعت داده های تکراری را شناسایی کنید و سلول هایی که داده های تکراری ندارند را علامت گذاری کنید.

همچنین، می توانید داده های خود را به راحتی با نمودارهای درون سلولی (Date Bars) جذاب تر کنید و به سلول های خود علامت های مختلف با رنگ های متنوع نسبت دهید تا اطلاعات بیشتری از داده های خود به دست آورید.

از مزایای دیگر Conditional Formatting می توان به توانایی نمایش تنظیمات آماری برای مشتریان و یا محصولات برتر اشاره کرد. با تنظیم شرایط خاص، می توانید به راحتی داده های خود را مرتب سازی کنید و به مشتریان و محصولاتی که بیشترین فروش را دارند توجه بیشتری داشته باشید.

همچنین با تنظیمات پیشرفته Conditional Formatting، می توانید به صورت دستی طیف رنگی را تنظیم کنید و با فرمول نویسی، شرایط خاص و پیچیده تری را نیز تعریف کنید.

به کل، Conditional Formatting یک ابزار بسیار قدرتمند و کاربردی در Excel است که به شما کمک می کند داده های خود را به صورت دقیق و دیداری بررسی و نمایش دهید.

مزایای استفاده از ابزار Conditional Formatting در اکسل شامل موارد زیر است:

1. تسهیل در تجزیه و تحلیل داده: با استفاده از Conditional Formatting، می‌توانید به سرعت الگوها و تغییرات مختلف در داده‌ها را شناسایی کنید و به تحلیل داده‌های خود کمک کنید.

2. افزایش دقت و کیفیت داده: با استفاده از قابلیت‌های Conditional Formatting می‌توانید داده‌های خود را به صورت خودکار بررسی کرده و هشدارهایی را برای داده‌های نامعتبر، تکراری یا خارج از محدوده تعیین شده بدهید.

3. جلوگیری از خطاها: با استفاده از ابزار Conditional Formatting، می‌توانید قوانین و شرایط خاصی را برای داده‌های خود تعریف کنید تا جلوی خطاها و اشتباهات را در داده‌های خود بگیرید.

4. بهبود ظاهر فایل: با استفاده از Conditional Formatting می‌توانید فایل‌های خود را به صورت جذاب‌تر و قابل خواندن‌تر ترتیب دهید و همچنین، قابلیت ایجاد نمودار‌های درون‌سلولی را داشته باشید.

5. سهولت در فرایند گزارش‌دهی: با استفاده از Conditional Formatting می‌توانید سریعاً نمودارها و جداول گزارشات خود را تنظیم کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت ساده و قابل فهم برای دیگران ارائه دهید.

با استفاده از مزایای مختلف ابزار Conditional Formatting در اکسل، می‌توانید به صورت مؤثری از داده‌های خود استفاده کرده و فرایند تجزیه و تحلیل داده و گزارش‌دهی را بهبود بخشید.

موارد مطرح شده در این ویدئو آموزشی(آموزش Conditional Formating در اکسل) به شرح زیر است:

۱-آموزش کامل ابزار Conditional Formatting
۲- تنظیم یک شرط و هایلایت کردن سلول هایی که شرایط مورد نظر ما را دارند
۳- علامت گذاری سلول های دارای اطلاعات تکراری
۴- علامت گذاری سلول هایی که داده های تکراری ندارند
۵- آموزش کامل تنظیم علامت گذاری تاریخ های میلادی
۶- تنظیمات آماری برای مشتریان و یا محصولات فروش برتر Top 10
۷ – تنظیمات کامل برای مشتریان و محصولات برتر به صورت درصدی از کل Top 10%
۸ – ایجاد نمودارهای درون سلولی (Date Bars) جذاب برای خاص کردن گزارشات
۹- تفسیر و علامت گذاری سلول ها با طیفی از رنگ ها و آموزش کامل منطق پشت آن
۱۰ – علامت گذاری و ارزش گذاری داده ها با آیکون های مختلف
۱۱- تنظیمات پیشرفته Conditional Formatting خارج از حالت های آماده آن (ماننده تعیین سقف بودجه , تنظیم دستی طیف رنگی)
۱۲ – فرمول نویسی در ابزار Conditional Formatting

تنظیم یک شرط و هایلایت کردن سلول هایی که شرایط مورد نظر ما را دارند با استفاده از Conditional Formatting در اکسل:

در Excel، Conditional Formatting به کاربر این امکان را می‌دهد تا یک شرط مشخص را تعیین کند و در صورت برقراری آن شرط، سلول‌های مورد نظر را به طور خودکار هایلایت کند. این امکان برای برجسته کردن داده‌های مهم، یا بهبود خوانایی و یا تمرکز کاربر بر روی داده‌های خاص، بسیار مفید است.

برای تنظیم یک شرط در Conditional Formatting، باید شرط مورد نظر را تعیین کرده و به سلول‌های مورد نظر اعمال کنید. به عنوان مثال، اگر شما می‌خواهید تمام سلول‌هایی که مقدارشان بیشتر از ۱۰۰ است را هایلایت کنید، می توانید از این ابزار استفاده کنید

در نتیجه، سلول‌هایی که شرط بیشتر بودن از ۱۰۰ را دارند، به رنگ‌های مشخص هایلایت می‌شوند، که این کار به شما کمک می‌کند تا به سرعت داده‌های مهم را در میان داده‌های بزرگتر تشخیص دهد.

علامت گذاری سلول های دارای اطلاعات تکراری در اکسل:

در اکثر جداول اکسل، ممکن است داده‌های تکراری وجود داشته باشد. یعنی یک مقدار یا یک سری از مقادیر در چندین سلول تکرار شود. برای شناسایی و علامت گذاری سلول‌های دارای داده‌های تکراری در اکسل، می‌توان از Conditional Formatting استفاده کرد.

شما می‌توانید از قابلیت «قاعده‌ی تکرار مقدار» در Conditional Formatting استفاده کنید. ابتدا محدوده‌ای که می‌خواهید بررسی شود را انتخاب کنید، سپس گزینه Conditional Formatting را انتخاب کنید و پس از تنظیمات آموزش داده شده در این ویدئو. با زدن OK در تمام پنجره‌های باز شده، می‌توانید علامت گذاری سلول‌های دارای داده‌های تکراری را ببینید.

علامت گذاری سلول هایی که داده های تکراری ندارند:

این روش تقریبا مشابه روش بالاست با این تفاوت که داده هایی را هایلایت می کنید که تکراری نیستند و این مورد با مثال بیان شده است.

کار با تاریخ ها و هایلایت کردن محدوده های تاریخی در اکسل:

با استفاده از ابزار Conditional Formatting در اکسل می‌توانید تاریخ‌ها را با هایلایت کردن و جزئیات بیشتری نمایش دهید. برای مثال، می‌توانید با استفاده از فرمول‌های مختلف، تاریخ‌هایی را که در یک بازه زمانی معین قرار دارند، هایلایت کنید. به عنوان مثال، می‌توانید تاریخ‌هایی را که در ماه فعلی قرار دارند را هایلایت کنید یا تاریخ‌هایی را که تا یک هفته دیگر فرارسیده‌اند را با رنگ قرمز مشخص کنید.

همچنین با استفاده از قابلیت‌های مختلف Conditional Formatting، می‌توانید جزئیات دیگری از تاریخ‌ها را نیز به صورت هایلایت شده نشان دهید. به عنوان مثال، می‌توانید تاریخ‌هایی را که در روزهای تعطیل هستند با رنگ مشخصی مشخص کنید.

در نسخه های ۲۰۱۹ به بعد نرم افزار اکسل، تاریخ های شمسی به صورت کامل پشتیبانی می شوند و شما می توانید به راحتی در این بازه های تاریخی، شرایط مورد نظر خود را اعمال کنید

تنظیمات آماری برای مشتریان و یا محصولات فروش برتر Top 10:

تنظیمات آماری برای مشتریان و یا محصولات فروش برتر Top 10، یکی از مزایای استفاده از ابزارهای مدیریت داده و به خصوص Conditional Formatting در Excel است. با استفاده از ابزارهای مدیریت داده، می توانید به راحتی لیستی از مشتریان یا محصولات را با توجه به فروش بالا برای شما تهیه کنید.

برای تنظیم یک لیست Top 10، می توانید از ابزار Conditional Formatting در اکسل استفاده کنید

تنظیمات کامل برای مشتریان و محصولات برتر به صورت درصدی از کل Top 10%

برای تنظیمات کامل برای مشتریان و محصولات برتر به صورت درصدی از کل Top 10٪، می‌توانید از Conditional Formatting در Excel استفاده کنید. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا میزان درصدی از داده‌های موجود را محاسبه کنید و سپس آن‌ها را بر اساس مقدار درصدی آن‌ها رنگ‌آمیزی کنید.

برای مثال، اگر شما می‌خواهید برای ۱۰٪ از مشتریان یا محصولات برتر را نشان دهید، می‌توانید از این ابزار کارآمد استفاده نمائید

ایجاد نمودارهای درون سلولی (Date Bars) جذاب برای خاص کردن گزارشات

ابزار Date Bars در Conditional Formatting با ایجاد نمودارهای درون سلولی، گزارشات را جذاب‌تر و قابل فهم‌تر کند. با استفاده از این ابزار می‌توانید برای مقادیر خاصی که مدت زمان یا تاریخ را نشان می‌دهند، نمودارهایی درون سلولی ایجاد کنید. این نمودارها با نمایش بصری مقایسه دقیق تری بین داده ها ارائه می‌دهند و اطلاعات را به شکل جذابی برای کاربر نمایش می‌دهند.

برای ایجاد یک نمودار Date Bars، ابتدا باید محدوده ای که می‌خواهید نمودار را در آن ایجاد کنید را انتخاب کنید. سپس از منوی Conditional Formatting، تنظیماتی مانند رنگ، جهت و طول نمودار و همچنین حداقل و حداکثر مقادیر مورد نظر برای نمایش در نمودار را تعیین کنید.

اگر به عنوان مثال می‌خواهید نمودار Date Bars برای ستون تاریخ ایجاد کنید، می‌توانید تاریخ مورد نظر را به صورت شمسی وارد کنید و در ادامه، از تنظیمات Date Bars استفاده کنید تا برای هر تاریخ یک نمودار درون سلولی ایجاد شود.

تفسیر و علامت گذاری سلول ها با طیفی از رنگ ها و آموزش کامل منطق پشت آن:

تفسیر و علامت گذاری سلول ها با طیفی از رنگ ها به کاربران کمک می کند تا با یک نگاه سریع به جدول، الگوهای داده هایشان را تشخیص دهند. با تنظیم قالب ابزار “Conditional Formatting” در اکثر برنامه های صفحه گسترده (Spreadsheet)، کاربران می توانند به راحتی الگوهای داده های خود را با توجه به سلایق شخصی و نیازهای خود تعیین کنند.

در واقع، این ابزار به کاربران کمک می کند تا با توجه به قالب شماره گزینه و تعیین شرایط مختلف، سلول ها را با رنگ های مختلف مشخص کنند.

مثلا اگر بخواهید اطلاعاتی که بالاتر از میانگین هستند را مشخص کنید، می توانید با استفاده از Conditional Formatting، سلول هایی که بیشتر از میانگین هستند را با یک رنگ مشخص برجسته کنید. به همین ترتیب می توانید با استفاده از رنگ های مختلف، نتایج متفاوتی را نمایش دهید.

برای آموزش کامل منطق پشت آن نیز باید گفت که در Conditional Formatting برای تعیین رنگ ها معیاری به نام scale وجود دارد. این scale در واقع یک نمودار رنگی است که برای تعیین رنگ هر سلول استفاده می شود. در این نمودار رنگی، رنگ های مختلف بر اساس اعدادی که وارد کرده اید، مشخص می شوند.

در نهایت باید توجه داشت که تفسیر رنگ های مختلف برای هر کسی ممکن است متفاوت باشد، بنابراین در استفاده از این ابزار باید به شکل کلی داده ها و شرایط توجه کرد و برای تفسیر صحیح از آن، با مقایسه داده های مختلف و استفاده از ابزارهای دیگر نیز استفاده کرد.

علامت گذاری و ارزش گذاری داده ها با آیکون های مختلف در اکسل:

در ابزار Conditional Formatting امکان علامت گذاری و ارزش گذاری داده‌ها با استفاده از آیکون‌های مختلف نیز وجود دارد. با این ابزار می‌توانید به سلول‌های مختلف آیکون‌های مختلفی نسبت دهید و بر اساس نوع داده‌ای که در آن سلول قرار دارد، آیکون مربوطه را به آن اختصاص دهید. در آموزش Conditional Formating در اکسل این ابزارها را توضیح می دهیم.

به عنوان مثال، می‌توانید با استفاده از آیکون‌های قرمز، زرد و سبز، به سلول‌های جدول خود ارزش‌های منفی، مثبت و متعادل نسبت دهید و به این ترتیب داده‌های خود را به صورت گرافیکی و قابل فهم برای کاربران ترسیم کنید.

به علاوه، شما می‌توانید آیکون‌های دیگری نیز برای نمایش داده‌های خود در جدول استفاده کنید. این آیکون‌ها شامل تصاویری مانند پرچم‌ها، پرسش‌نشان‌ها، جعبه‌های چک و غیره هستند. هر آیکون به معنای خاص خود اشاره دارد که به کاربر کمک می‌کند داده‌ها را درک و تفسیر کند.

تنظیمات پیشرفته Conditional Formatting خارج از حالت های آماده آن (ماننده تعیین سقف بودجه , تنظیم دستی طیف رنگی):

ابزار Conditional Formatting در Excel ابزاری قدرتمند است که به کاربران امکان می‌دهد تا برای سلول‌ها در صفحه‌کار خود به صورت خودکار، قوانین و شرایط مختلفی را تعیین کرده و سپس با توجه به آن قوانین، فرمت و یا تغییر رنگ داده شوند. در برخی موارد، ممکن است قوانین پیش‌فرض این ابزار نتواند نیازهای شما را برطرف کند. در این صورت می‌توانید از تنظیمات پیشرفته Conditional Formatting استفاده کنید تا نیازهای خاص خود را برطرف کنید.

به عنوان مثال، در صورتی که می‌خواهید یک سقف برای بودجه مشخص کنید و به رنگ سلول‌ها تغییر دهید، می‌توانید تنظیمات خاصی اعمال کنید.در ویدئو آموزش Conditional Formating در اکسل این تنظیمات تشریح می شود

فرمول نویسی در ابزار Conditional Formatting:

ابزار Conditional Formatting در Excel اجازه می‌دهد تا با استفاده از فرمول‌ها، شرایط خاصی را برای هایلایت کردن سلول‌ها تنظیم کرد. برای این کار، می‌توانید از منوی Conditional Formatting و گزینه New Rule استفاده کنید. سپس می‌توانید فرمول خود را در بخش Use a formula to determine which cells to format وارد کنید.

به عنوان مثال، برای هایلایت کردن سلول‌هایی که عدد بزرگتری از ۱۰ دارند، می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید:

= A1 > 10

در این فرمول، A1 نام سلولی است که می‌خواهید بررسی شود. سپس با استفاده از عملگر بزرگتر (>)، می‌توانید بررسی کنید که آیا عدد موجود در سلول A1 بزرگتر از ۱۰ است یا نه. اگر فرمول برقرار باشد، سلول به صورت خودکار هایلایت می‌شود.

همچنین مثالی از فرمول های پیشرفته تر در این ویدئو آموزشی(آموزش Conditional Formating در اکسل) خواهید دید.

با استفاده از فرمول‌های پیشرفته، می‌توانید شرایط پیچیده‌تری برای هایلایت کردن سلول‌ها تنظیم کنید، مانند ترکیب شرایط مختلف با یکدیگر

پس از پایان این ویدئو آموزشی و تمرینات لازم قادر خواهید بود داشبورها و گزارشاتی مانند تصاویر زیر ایجاد نمائید که باعث جذاب تر  و حرفه ای تر شدن گزارشات تان خواهد شد